Formazione efficace per chi non ha tempo da perdere

a cura di Domenico Corcione e Enrico Carnelos

 

Excel a colpo d’occhio

Questo è manuale di sopravvivenza, in esso troverai solo alcune tra le tante funzioni di Excel: sono quelle fondamentali, tanto per iniziare.

Leggi con attenzione le procedure e soprattutto osserva le figure; noterai che esse sono delle vere e proprie guide per immagini.

Scoprirai che ogni immagine reca delle bandierine numerate: sono i piccoli passi che dovrai fare per realizzare con successo la procedura indicata.

Buon lavoro, e ricorda che un’immagine vale più di mille parole.

 

Come iniziare

In un foglio di calcolo o in una cartella di lavoro ci si può spostare con il mouse o con la tastiera. Per passare da una cella all'altra è più comodo usare il mouse, ma le combinazioni da tastiera sono più rapide per coprire ampie aree di un foglio. Il metodo da usare è sempre quello con cui ci si trova meglio. Chi ha il nuovo Microsoft Mouse con la rotella fra il pulsante sinistro e destro, può fare clic sulla rotella per spostarsi rapidamente in qualsiasi direzione sul foglio di calcolo.

Uso del mouse per navigare

Usando il mouse si può:

  1. Navigare ad un'altra cella: basta fare clic sulla cella in cui si desidera accedere

  2. Navigare ad un'altra parte del foglio di lavoro: fare clic sulle frecce discorrimento orizzontale o verticale, oppure trascinare le barre di scorrimento

  3. Navigare ad un altro foglio di lavoro: fare clic sulla scheda del foglio che si vuole vedere.

  4. Per vedere più schede deli fogli di lavoro senza cambiare il foglio attivo, fare clic su uno dei pulsanti di scorrimento dei fogli

Inserire etichette e i numeri nelle celle di Excel

Le etichette trasformano un foglio pieno di numeri in un prospetto significativo, chiarendo le relazioni tra i numeri. Le etichette si usano per identificare i dati nelle colonne e nelle righe del foglio. Per migliorare la coerenza delle etichette Excel completa automaticamente le voci che si inseriscono, sulla base di quelle già inserite. Per inserire un numero come etichetta, si scrive un apostrofo prima di scrivere il numero: Excel non userà quel numero nei suoi calcoli. Si possono inserire valori come numeri interi, decimali, percentuali o date. Per inserire i valori si possono usare i tasti della tastiera o quelli del tastierino numerico a destra.

Inserire una etichetta di testo

  1. Fare clic sulla cella in cui si vuole inserire una etichetta

  2. Scrivere l'etichetta. Un'etichetta può contenere lettere maiuscole, minuscole, spazi, segni di punteggiatura e numeri

  3. Fare clic sul pulsante Invio della barra della formula oppure premere Invio.

Inserire un numero come etichetta

  1. Fare clic sulla cella in cui si vuole inserire un numero come etichetta

  2. Scrivere un apostrofo: l'apostrofo è il prefisso di etichetta e non appare nel foglio

  3. Scrivere il valore numerico

  4. Fare clic sul pulsante Invio della barra della formula oppure premere Invio

Inserire un'etichetta con Seleziona da elenco

  1. Fare clic destro sulla cella in cui si vuole inserire un'etichetta, poi clic su Seleziona da elenco

  2. Fare clic su una voce dell'elenco a discesa.

Inserire un valore

  1. Fare clic sulla cella in cui si vuole inserire un valore

  2. Scrivere un valore. Per semplificare l'immissione dei dati, scrivere i valori senza punti e senza segni di valuta, ed applicare in seguito un formato numerico

  3. Fare clic sul pulsante Invio della barra della formula oppure premere Invio

Modificare il contenuto delle celle

Per quanto si pianifichi, capiterà di dover apportare qualche cambiamento ad un foglio di lavoro: perché si vuole correggere un errore, perché si vogliono incorporare nuove informazioni, per vedere come variano i risultati se variano le condizioni iniziali. I dati vengono modificati con la stessa facilità con cui sono stati inseriti utilizzando la barra della formula oppure intervenendo direttamente sulla cella attiva.

Modificare i contenuti delle celle con la barra della formula

  1. Fare clic sulla cella in cui si vuole modificare

  2. Premere F2 per passare alla modalità di modifica (la barra di stato ora visualizza Modifica anziché Pronto, nell'angolo inferiore sinistro)

  3. Se necessario usare il puntatore del mouse oppure i tasti Home, Fine e i tasti di controllo del cursore per portare il punto di inserimento nella cella

  4. Se necessario usare una qualsiasi combinazione dei tasti Backspace e Canc per eliminare i caratteri non desiderati

  5. Se necessario scrivere nuovi caratteri

  6. Premere Invio per accettare le modifiche, oppure premere Esc per revocarle.

Modificare i contenuti della cella dentro la cella stessa

  1. Fare doppio clic sulla cella in cui si vuole modificare: dentro la cella apparirà il punto di inserimento

  2. Se necessario usare il puntatore del mouse oppure i tasti Home, Fine e i tasti di spostamento del cursore per portare il punto di inserimento dove si vuole

  3. Se necessario usare una qualsiasi combinazione dei tasti Backspace e Canc per eliminare i caratteri non desiderati

  4. Se necessario scrivere nuovi caratteri

  5. Premere Invio per accettare le modifiche, oppure premere Esc per revocarle.

 

Selezionare celle

Un intervallo è un insieme costituito da una o più celle selezionate che si possono modificare, cancellare, formattare, stampare o usare come argomento in una formula, come se fossero un unica cella. Un intervallo può essere formato da celle contigue (adiacenti una all'altra) o anche da celle non contigue. Un riferimento ad un intervallo è formato dall'indicazione della cella superiore sinistra dell'intervallo, seguito da un segno di due punti ":" e si chiude con l'indicazione della cella inferiore destra dell'intervallo. E' possibile attribuire un nome ad un intervallo di celle.

Selezionare un intervallo

  1. Fare clic sulla prima cella che si vuole includere nell'intervallo

  2. Trascinare il mouse in diagonale fino all'ultima cella che si vuole includere nell'intervallo. Quando è selezionato un intervallo, la cella superiore sinistra è racchiusa dal puntatore di cella, mentre le altre celle sono evidenziate in nero.

Selezionare un intervallo non continuo

  1. Fare clic sulla prima cella che si vuole includere nell'intervallo

  2. Trascinare il mouse in diagonale fino all'ultima cella continua

  3. Tenendo premuto il tasto Ctrl, trascinare il mouse sul gruppo successivo di celle da inserire nell'intervallo

  4. Ripetere i passi 1e 2 finché non sono state selezionate tutte le celle dell'intervallo.

Inserire ed eliminare celle

Si possono inserire nuove celle vuote in qualsiasi punto del foglio di lavoro, per inserire nuovi dati o dati che si sono dimenticati. Quando si inseriscono nuove celle le altre si spostano nella direzione scelta e le formule vengono aggiornate in modo da continuare a riferirsi alle celle giuste.

Si possono anche eliminare le che non servono più: le celle restanti scorrono verso sinistra o verso l'alto.

Inserire una cella

  1. Selezionare la cella o le celle dove si vogliono inserire celle nuove

  2. Fare clic sul menu Inserisci, poi su Celle

  1. Fare clic sull'opzione desiderata (sposta le celle a destra oppure sposta le celle in basso) in modo tale che i contenuti delle celle selezionate si spostino a destra o in basso e al loro posto si inseriscano le nuove celle

  2. Fare clic su OK

 

Eliminare celle

  1. Selezionare la cella o le celle che si vogliono eliminare

  2. Fare clic sul menu Modifica, poi su Elimina

  1. Fare clic sull'opzione desiderata (sposta le celle a sinistra oppure sposta le celle in alto)

  2. Fare clic su OK

Creare una formula

Una formula calcola valori per dare un risultato. Per creare formule si usano valori, operatori aritmetici e riferimenti di cella. Una formula di Excel inizia sempre col segno "=". Anche se le formule non vengono visualizzate nel foglio di calcolo, si può cambiare la visualizzazione in modo da renderle visibili.

Inserire una formula

  1. Fare clic su una cella in cui si vuole inserire una formula

  2. Scrivere = (un segno di uguale) per iniziare una formula

  3. Inserire il primo argomento (un numero o un riferimento di cella). Se è un riferimento di cella si può anche fare clic sulla relativa cella del foglio di lavoro

  4. Inserire un operatore aritmetico

  5. Inserire l'argomento successivo

  6. Ripetere i passi 4 e 5 fino a completare la formula

  7. Fare clic sul pulsante Invio nella barra della formula oppure premere Invio. Nella cella appare il risultato della formula, mentre nella barra della formula appare la formula.

 

Visualizzare le formule

  1. Fare clic sul menu Strumenti, poi su Opzioni

  2. Fare clic sulla scheda Visualizza

  3. Fare clic per selezionare la casella di Spunta formule

  4. Fare clic su OK

Usare un intervallo nelle formule

Le formule si possono semplificare con gli intervalli e i nomi di intervallo. L'uso dei nomi di intervallo nelle formule aiuta ad identificare meglio il significato della formula.

Usare un intervallo in una formula

  1. Scrivere = (un segno di uguale) per iniziare la formula

  2. Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, poi trascinare per selezionare l'ultima cella dell'intervallo; Excel inserisce automaticamente l'indirizzo dell'intervallo

  3. Completare la formula poi fare clic sul pulsante Invio nella barra della formula oppure premere Invio

    4. Eseguire calcoli con le funzioni

    Le funzioni sono formule predefinite che fanno risparmiare tempo ed evitano la fatica di dover creare equazioni di uso comune. Excel dispone di centinaia di funzioni che si possono usare da sole o in combinazione con altre formule o funzioni. Una funzione si può inserire manualmente o con il comando incolla funzione.

    Inserire una funzione

  4. Fare clic sulla cella in cui si vuole inserire una funzione.

  5. Scrivere = (un segno di uguale), il nome della funzione seguito da ( un'aperta parentesi tonda cioè = NomeFunzione(

  6. Scrivere l'argomento oppure fare clic sulla cella o sull'intervallo che si vuole inserire nella funzione.

  7. Fare clic sul pulsante Invio nella barra della formula oppure premere Invio. Excel aggiungerà automaticamente la parentesi di chiusura per completare la funzione.

    8.  

    Spostare e copiare un foglio di lavoro

    Dopo aver aggiunto molti fogli ad una cartella, può succedere che li si voglia riorganizzare. Per spostare un foglio entro una cartella o in un'altra cartella basta trascinarlo nella nuova posizione. Si può anche copiare un foglio nella stessa o in un'altra cartella.

    Spostare un foglio di lavoro

  8. Fare clic sulla scheda del foglio di lavoro che si vuole spostare, poi premere e tenere premuto il pulsante del mouse. La forma del puntatore cambia e diventa un piccolo foglio

  9. Trascinare il puntatore alla destra della scheda di foglio dopo la quale si vuole spostare il foglio selezionato

  10. Rilasciare il pulsante del mouse

Copiare un foglio

  1. Fare clic sulla scheda del foglio di lavoro che si vuole copiare

  2. Fare clic sul menu Modifica, poi fare clic su Sposta o Copia foglio

  3. Se si vuole copiare il foglio in un'altra cartella di lavoro, fare clic sulla freccia della casella a discesa Alla cartella, e selezionare la cartella di destinazione. I fogli della cartella selezionata appaiono nella casella Prima del foglio

  4. Fare clic sul nome di un foglio nell'elenco Prima del foglio. La copia verrà inserita prima di quel foglio

  5. Fare clic sulla casella di spunta Crea una copia, per attivare una funzione

  6. Fare clic su OK

 

Inserire colonne e righe

In un foglio di lavoro si possono inserire colonne e righe vuote fra colonne o righe già compilate, senza cancellare o riscrivere alcunché. Una o più colonne vuote, vengono inserite a sinistra della colonna selezionata e una o più righe vuote vengono inserite al di sopra della riga selezionata. Excel risistema le celle esistenti per far posto alle nuove colonne o righe e adegua le formule esistenti in modo che continuino a riferirsi alle celle giuste.

Inserire una colonna

  1. Fare clic nella colonna a destra della posizione della nuova colonna che si vuole inserire

  2. Fare clic sul menu Inserisci, poi su Colonne. Viene inserita una nuova colonna a sinistra della cella o della colonna selezionata

Inserire una riga

  1. Fare clic in un punto qualsiasi della riga immediatamente sotto la posizione in cui si vuole inserire la nuova riga

  2. Fare clic sul menu Inserisci, poi su Righe. Viene inserita una nuova riga sopra la cella o la riga selezionata.

 

Creare un grafico

Quando si crea un graficosi hanno molte scelte a disposizione: il tipo di grafico, gli oggetti da includere, la formattazione da applicare. Excel semplifica questo processo con l'autocomposizione grafico. Questa autocomposizione è costituita da una serie di finestre di dialogo che guidano nelle varie fasi della creazione di un grafico efficace. Si sceglie fra vari tipi e stili di grafico e si selezionano le opzioni da applicare. Le opzioni che non si aggiungono con l'Autocomposizione, possono comunque essere aggiunte anche di seguito.

 

Creare un grafico con Autocomposizione Grafico

  1. Selezionare l'intervallo di dati che si vuole riportare in grafico, facendo attenzione di includere anche le etichette di colonna e riga dell'intervallo. Autocomposizione Grafico si aspetta di trovare queste informazioni e le incorpora automaticamente nel grafico.

  2. Fare clic su Autocomposizione Grafico nella barra degli strumenti Standard

  3. Selezionare un tipo di grafico

  4. Selezionare un sottotipo di grafico

  5. Fare clic su Tenere premuto per visualizzare l'esempio per vedere un'anteprima del tipo di grafico selezionato

  6. Fare clic su Avanti

  1. Controllare che sia selezionato l'intervallo di dati giusto

  2. Selezionare il pulsante di opzione adatto per riportare la serie di dati in righe o in colonne

  3. Fare clic su Avanti

  1. Per identificare i dati nel grafico, scrivere i titoli nelle opportune caselle

  2. Fare clic su Avanti

  1. Selezionare l'opzione desiderata per collocare il grafico su un nuovo foglio o su un foglio esistente. Se si sceglie di collocare il grafico su un foglio già esistente, il grafico si dice incorporato

  2. Fare clic su Fine

Stampare un foglio di lavoro

E' possibile stampare un intero foglio di lavoro o solo una sua parte, e controllare l'aspetto di molti elementi, come le griglie visibili sullo schermo, le lettere delle colonne o i numeri di riga, le colonne o le righe che debbono essere ripetute su ogni pagina ecc.

Specificare opzioni di stampa con la finestra di dialogo Stampa

  1. Fare clic sul menu File, poi su Stampa

  2. Fare clic sulla freccia della casella a discesa Stampante, poi fare clic su Stampante

  3. Nel riquadro Intervallo, fare clic sul pulsante di opzione Tutto o su pulsante di opzione Pagine

  4. Nel riquadro Stampa, fare clic sull'opzione desiderata

  5. Fare clic su OK

Stampare parte di un foglio di lavoro

  1. Fare clic sul menu File, poi su Imposta pagina

  2. Fare clic sulla scheda Foglio

  3. Fare clic nella casella Area di stampa e scrivere l'intervallo di pagine da stampare, oppure fare clic sul pulsante di collassamento della finestra, trascinare il mouse sulle celle da stampare e fare di nuovo clic sul pulsante di collassamento

  4. Fare clic su OK