Formazione efficace per chi non ha tempo da perdere

a cura di Domenico Corcione

 

Word a colpo d’occhio

Questo è manuale di sopravvivenza, in esso troverai solo alcune tra le tante funzioni di Word: sono quelle fondamentali, tanto per iniziare.

Leggi con attenzione le procedure e soprattutto osserva le figure; noterai che esse sono delle vere e proprie guide per immagini.

Scoprirai che ogni immagine reca delle bandierine numerate: sono i piccoli passi che dovrai fare per realizzare con successo la procedura indicata.

Buon lavoro, e ricorda che un’immagine vale più di mille parole.

 

Come iniziare

Quando si avvia Word sullo schermo appare un documento vuoto pronto per l'inserimento del testo. Mentre si scrive il testo, quando la riga è completa, Word sposta il punto di inserimento automaticamente ad una nuova riga. Per spostare il punto di inserimento in una qualsiasi posizione del documento, fare clic col mouse nella posizione desiderata oppure premere i tasti di direzione. In Word si possono tenere aperti, contemporaneamente, tutti i documenti che si vuole.

Inserire ed eliminare testo in un documento

  1. Fare clic dove si desidera inserire il testo e iniziare a scrivere

  2. Premere Invio quando si vuole iniziare un nuovo paragrafo o inserire una riga vuota

  3. Premere Backspace per eliminare testo a sinistra del punto di inserimento oppure premere il tasto Canc per eliminare testo alla destra del punto di inserimento

Creare un nuovo documento (Ctrl+N)

  1. Fare clic sul pulsante Nuovo della barra degli strumenti Standard o tenendo premuto il tasto Ctrl premere il tasto N (Ctrl + N).

Impostare la pagina

Per impostare le opzioni utili a stampare un documento, si usa la finestra di dialogo Imposta pagina del menu File, che consente anche di specificare le dimensioni della carta e l'orientamento (orizzontale o verticale). Prima di stampare è sempre meglio vedere il documento in Anteprima. Il pulsante Stampa della barra degli strumenti Standard, stampa una copia del documento con le impostazioni correnti. Per selezionare ulteriori opzioni, usare il comando Stampa del menu File.

Per impostare la pagina

  1. Fare clic sul menu File e poi su Imposta pagina

  2. Fare clic sulla scheda Dimensioni

  3. Se necessario, specificare le dimensioni della carta caricata nella stampante

  4. Se necessario, cambiare l'orientamento della pagina

  5. Nella casella Applica a, selezionare Questa sezione, Da questo punto in poi o Intero documento

  6. Vedere in anteprima la pagina di esempio con le sezioni effettuate

  7. Per modificare le impostazioni di default per tutti i nuovi documenti, fare clic su Predefinito e poi sul pulsante Sì

  8. Fare clic su Ok

    9. Copiare e spostare blocchi di testo

    Per copiare e spostare oppure formattare e cancellare parole, frasi e paragrafi, è necessario selezionare il testo con cui si vuole lavorare. Per deselezionare il testo fare un clic in un punto qualsiasi del documento.

    Per selezionare testo

  9. Osservando le indicazioni riportate in tabella, scegliere il modo più efficace per effettuare la selezione desiderata: il testo selezionato verrà evidenziato su sfondo nero

    10.  

    Copiare e incollare blocchi di testo

    Il testo selezionato, può essere tagliato, copiato o incollato in una qualsiasi nuova posizione. La copia del testo selezionato, contenuta in un'area di memoria temporanea (Appunti), può essere incollata più volte finché non viene sostituita da una nuova operazione "taglia" o "copia".

    Spostare o copiare con la barra degli strumenti standard

  10. Selezionare il testo che si vuole spostare o copiare

  11. Fare clic sul pulsante Taglia (da tastiera Ctrl + X) o Copia (Ctrl + C) della barra degli strumenti Standard

  1. Fare clic nella nuova posizione

  2. Fare clic sul pulsante Incolla (da tastiera Ctrl + V) della barra degli strumenti Standard

Spostare e copiare testo per trascinamento

  1. Selezionare il testo che si vuole spostare o copiare

  2. Spostare il puntatore sopra il testo selezionato

  1. Per spostare il testo fare clic, tenere premuto il pulsante del mouse, trascinare il puntatore del mouse in una nuova posizione, poi rilasciare il pulsante

 

    1. Per copiare il testo in una nuova posizione fare clic e tenere premuti contemporaneamente il pulsante del mouse ed il tasto Ctrl; trascinare il puntatore del mouse in una nuova posizione e rilasciare il pulsante ed il tasto Ctrl

      2.  

    2. Per copiare il testo in un'altra parte del documento, selezionarlo, spostare il puntatore sopra il testo selezionato e, tenendo premuto i pulsante destro del mouse, trascinare il puntatore nella nuova posizione e fare clic su Copia

    3. Fare clic in un qualunque punto del documento per deselezionare il testo

Vedere un documento in anteprima di stampa

La funzione Anteprima di stampa è particolarmente utile quando si hanno documenti su più pagine, suddivisi in sezioni con intestazioni e piè di pagina diversi per ogni sezione. La barra degli strumenti Anteprima di stampa permette di analizzare meglio come si presenta il testo sulle varie pagine.

Vedere in anteprima un documento

  1. Fare clic sul pulsante Anteprima di stampa nella barra degli strumenti Standard

  1. Per visualizzare contemporaneamente più pagine, fare clic sul pulsante Pagine multiple

  2. Per visualizzare una pagina alla volta, fare clic sul pulsante Una pagina

  1. Per cambiare dimensione, fare clic sulla freccia della casella discesa Zoom per selezionare un ingrandimento

  2. Per ridurre la lunghezza del documento di una pagina, fare clic sul pulsante Riduci di una pagina

  3. Per visualizzare a tutto schermo, fare clic sul pulsante Schermo intero (con quest'opzione rimane visibile solo la barra degli strumenti); per uscire da schermo intero fare clic sul pulsante Chiudi schermo intero

  4. Per uscire da Anteprima di stampa, fare clic sul pulsante Chiudi

 

Stampare un documento

Word consente di scegliere con estrema flessibilità cosa stampare del documento attivo. Si può selezionare la stampante disponibile, si può scegliere di stampare i commenti o un elenco degli stili usati nel documento oppure le voci di Glossario. Inoltre sarà possibile stampare una, alcune o tutte le pagine di un documento e una o più copie dello stesso documento.

Stampare velocemente un documento

  1. Fare clic sul pulsante Stampa nella barra degli strumenti Standard o nella barra degli strumenti Anteprima di stampa.

 

Stampare una pagina con opzioni

  1. Fare clic sul menu File e poi su Stampa

  2. Controllare che nella casella Nome del riquadro della stampante compaia il nome della stampante attiva

  3. Selezionare un'opzione nel riquadro Pagine da stampare: Tutte, per stampare tutto il documento Pagina corrente, per stampare la pagina in cui si trova il punto di inserimento Selezione, per stampare un blocco di testo già selezionato Pagine, per stampare solo le pagine indicate

  4. Scrivere un numero delle copie che si vogliono stampare e selezionare se le copie devono essere fascicolate

  5. Fare clic su OK

Inserire un'immagine (da ClipArt):

  1. Spostare il punto di inserimento (cursore) dove deve essere posizionata l'immagine.

  2. Dal menu Inserisci scegliere il comando Immagine e dal sottomenu ClipArt...

  3. Selezionare la scheda ClipArt

  4. Fare scorrere per individuare l'immagine. Selezionarla e fare clic sul pulsante Inserisci.

    5. Se una immagine è già presente nel documento corrente, è possibile copiarla in una nuova posizione. Per copiarla in una nuova posizione, selezionare l'immagine, dal menu Modifica scegliere il comando Copia, riposizionare il punto di inserimento e dal menu Modifica scegliere il comando Incolla. Si ottiene lo stesso effetto utilizzando la tecnica del Drag-and-drop.

    Formattare il testo

    Formattare, significa cambiare lo stile di parole o di interi paragrafi decidendo il tipo di carattere (font) o gli effetti commutatori (grassetto, corsivo, sottolineato, evidenzia e altri si attivano e disattivano con un clic) da attribuire al testo. Il testo può essere formattato combinando più attributi come grassetto e corsivo, grassetto e sottolineato, corsivo grassetto ed evidenzia, ecc.... L'uso di una font, cioè di un tipo di carattere per i titoli e di un altro tipo per il testo principale contribuisce a rendere più gradevole e professionale i documenti.

    Formattare rapidamente il testo

  5. Selezionare il testo che si vuole mettere in evidenza

  6. Fare clic sui pulsanti Grassetto, Corsivo, Sottolineato o Evidenzia della barra degli strumenti Formattazione: è possibile combinare più attributi alla volta

  7. Fare clic in un punto qualunque del documento per deselezionare il testo formattato

Cambiare rapidamente tipo o corpo di carattere

  1. Selezionare il testo che si vuole formattare

  2. Fare clic sulla freccia delle caselle a discesa Carattere della barra degli strumenti Formattazione e fare clic su un nuovo tipo di carattere (per es.: passare dalla font Arial Narrow alla font Book Antiqua)

  1. Fare clic sulla freccia delle caselle a discesa Dimensione carattere della barra degli strumenti Formattazione e fare clic su una nuova dimensione in punti ("corpo" del carattere)

 

Applicare effetti di formattazione al testo

  1. Selezionare il testo che si vuole formattare

  2. Fare clic sul menu Formato, poi su Carattere

  3. Fare clic sulla scheda Tipo per cambiare il tipo di carattere (font), lo stile, la dimensione (corpo), il tipo di sottolineatura, il colore ed aggiungere effetti al testo

  4. Per cambiare la spaziatura tra i caratteri fare clic sulla scheda Spaziatura e posizione e scegliere le opzioni desiderate

  5. Per aggiungere effetti di animazione fare clic sulla scheda Animazione e scegliere le opzioni desiderate

  6. Verificare i risultati in Anteprima di stampa

  7. Fare clic su OK

Allineare il testo

I documenti, per impostazione predefinita, vengono allineati a sinistra, mentre il testo a margine destro rimane irregolare (a bandiera). Il testo allineato a destra, cioè con le righe tutte pareggiate a destra ed irregolari a sinistra (a bandiera) è usato, per esempio, per aggiungere la data ad una lettera. Il testo giustificato è allineato sia a destra sia a sinistra ed ha un aspetto professionale. Il testo centrato è usato per titoli ed intestazioni.

Allineare il testo a sinistra o a destra, centrare o giustificare

  1. Selezionare almeno una riga del paragrafo di cui si vuole impostare l'allineamento

  2. Per allineare a destra fare clic sul pulsante Allinea a destra nella barra degli strumenti Formattazione

  3. Per allineare a sinistra fare clic sul pulsante Allinea a sinistra nella barra degli strumenti Formattazione

  4. Per centrare fare clic sul pulsante Centra nella barra degli strumenti di Formattazione

  5. Per giustificare fare clic sul pulsante Giustifica nella barra degli strumenti di Formattazione

Creare una tabella

Una tabella è costituita da righe e colonne. L'intersezione di una riga ed una colonna si chiama cella. Il testo nelle celle si inserisce normalmente, ma la pressione del tasto Tab fa passare da una cella all'altra. Per inserire i tabulatori premere Ctrl + Tab. Si può creare una tabella anche da testo già esistente oppure eseguire il procedimento inverso cioè convertire la tabella in testo normale.

Creare rapidamente una tabella

  1. Spostare il punto di inserimento all'inizio di un nuovo paragrafo

  2. Fare clic sul pulsante Inserisci tabella della barra degli strumenti Standard

  3. Trascinare per selezionare il numero opportuno di righe e colonne

  4. Rilasciare il pulsante del mouse per inserire nel documento una griglia vuota. Il punto di inserimento è nella prima cella e si può cominciare a scrivere

 

Salvare un documento

Per salvare i documenti di Word si possono utilizzare due comandi Salva e Salva con nome. Se si salva un documento già salvato in precedenza basterà fare clic sullo strumento Salva o scegliere il comando Salva del menu File.

Qualora si intendesse salvare un documento per la prima volta eseguire le operazioni seguenti:

  1. Dal menu File scegliere il comando Salva con nome oppure lo strumento Salva.

  2. Usare la casella Salva in e l'elenco delle cartelle sottostanti per specificare in quale directory si intende salvare il documento.

  3. Digitare nella casella Nome File il nome che si intende dare al file senza estensione (non superare i 256 caratteri).

  4. Specificare nella casella tipo di file in quale formato si intende salvare il file.

  5. Fare clic sul pulsante Salva.